Privacybeleid Xentio

Laatst bijgewerkt: 29 december 2025

1. Inleiding

Axenimo BV, gevestigd in België met BTW-nummer BE 1031.883.129 (hierna "Axenimo", "wij" of "ons"), exploiteert de website xentio.eu (hierna "de Website") en het merk Xentio.

Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, opslaan en beschermen, en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Axenimo BV
BTW: BE 1031.883.129
E-mail: support@axenimo.com
Website: www.axenimo.com

Axenimo is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via de Website worden verzameld.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

2.1 Gegevens die u ons verstrekt

2.1.1 Contactformulieren en wachtlijst

Wanneer u een contactformulier invult of zich aanmeldt voor onze wachtlijst/early access programma, verzamelen wij:

E-mailadres (verplicht)
Aantal panden/verhuurde eenheden (optioneel)
Naam (indien verstrekt)
Telefoonnummer (indien verstrekt)
Bericht of aanvullende informatie (indien verstrekt)

Deze gegevens verstrekt u vrijwillig en bewust aan ons.

2.2 Automatisch verzamelde gegevens

2.2.1 Technische gegevens

Bij het bezoeken van onze Website verzamelen wij automatisch bepaalde technische informatie:

IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
Browser type en versie
Besturingssysteem
Apparaattype (desktop, mobiel, tablet)
Schermresolutie
Verwijzende website (van welke website u naar ons kwam)
Datum en tijdstip van bezoek
Bezochte pagina's en klikgedrag
Geografische locatie (op land- of regioniveau, niet exact)

2.2.2 Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze Website gebruiken. Google Analytics verzamelt:

Paginaweergaven
Sessieduur
Bouncepercentage
Verkeersbronnen
Demografische informatie (leeftijd, geslacht) indien beschikbaar
Interesses

Wij hebben Google Analytics geconfigureerd om:

IP-adressen te anonimiseren
Geen gegevens te delen met andere Google-diensten
Geen gebruik te maken van advertising features (remarketing, demographics)

Voor meer informatie over hoe Google gegevens verwerkt, zie: www.google.com/policies/privacy/partners/

2.3 Cookies

Onze Website gebruikt cookies. Zie sectie 7 "Cookies en tracking" voor gedetailleerde informatie.

2.4 Gegevens die wij NIET verzamelen

In deze marketingfase verzamelen wij geen:

Financiële gegevens of bankgegevens
Kredietkaartinformatie
Rijksregisternummer of andere unieke identificatienummers
Gevoelige persoonsgegevens (ras, religie, gezondheid, politieke overtuiging, etc.)
Inloggegevens of accountinformatie (er zijn momenteel geen gebruikersaccounts)

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

3.1 Contactverzoeken en wachtlijst (Rechtsgrond: Toestemming)

Wanneer u zich aanmeldt voor onze wachtlijst of contact opneemt:

Doel: U informeren over de lancering van Xentio, early access aanbieden, uw vragen beantwoorden
Rechtsgrond: Uw expliciete toestemming
Bewaartermijn: Tot 24 maanden na aanmelding, of tot u zich uitschrijft

3.2 Website analytics (Rechtsgrond: Toestemming of gerechtvaardigd belang)

Doel: Begrijpen hoe bezoekers onze Website gebruiken, de Website verbeteren, gebruikservaring optimaliseren
Rechtsgrond: Uw toestemming (via cookie-banner) of gerechtvaardigd belang (voor basale statistieken)
Bewaartermijn: Google Analytics bewaart gegevens maximaal 26 maanden

3.3 Technische werking van de Website (Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang)

Doel: De Website laten functioneren, beveiliging waarborgen, technische problemen oplossen
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang van Axenimo
Bewaartermijn: Logbestanden worden bewaard tot maximaal 12 maanden

3.4 Wettelijke verplichtingen (Rechtsgrond: Wettelijke verplichting)

Doel: Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhoudkundige bewaarplicht
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting
Bewaartermijn: Volgens wettelijke termijnen (bijvoorbeeld 7 jaar voor boekhouding)

3.5 Marketing en productverbetering (Rechtsgrond: Toestemming)

Doel: U op de hoogte houden van ontwikkelingen, nieuwsbrieven versturen (indien u zich aanmeldt), het product afstemmen op gebruikersbehoeften
Rechtsgrond: Uw expliciete toestemming
Bewaartermijn: Tot u zich uitschrijft of bezwaar maakt

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens alleen in de volgende gevallen:

4.1 Dienstverleners (verwerkers)

Wij werken samen met zorgvuldig geselecteerde derde partijen die diensten aan ons leveren:

Google Analytics (VS): Voor websiteanalyse. Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.
E-mailprovider (indien van toepassing): Voor het verzenden van e-mails aan wachtlijstleden.
Hostingprovider: Voor het hosten van onze Website en databases.

Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Axenimo, op basis van verwerkersovereenkomsten, en mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

4.2 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen uw gegevens openbaar maken indien:

Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld aan belastingdienst, politie, justitie);
Dit noodzakelijk is voor de bescherming van onze rechten, eigendom of veiligheid, of die van anderen;
Dit noodzakelijk is in het kader van een gerechtelijke procedure.

4.3 Bedrijfsoverdracht

In het geval van een fusie, overname, reorganisatie of verkoop van activa kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de opvolgend rechthebbende, mits deze zich verbindt tot naleving van dit privacybeleid.

4.4 Geen andere derden

Wij delen uw gegevens niet met:

Advertentienetwerken (geen gerichte advertenties)
Sociale mediaplatforms (geen tracking via social plugins)
Databrokers of marketingbureaus
Andere commerciële partijen voor hun eigen marketingdoeleinden

5. Internationale gegevensoverdracht

5.1 Overdracht buiten de EU/EEA

Sommige van onze dienstverleners (zoals Google) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EEA).

In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat:

De ontvangende partij gecertificeerd is onder het EU-US Data Privacy Framework, of;
Er standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie zijn afgesloten, of;
Er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt.

5.2 Hosting

Onze Website en databases worden bij voorkeur gehost binnen de EU/EEA voor optimale gegevensbescherming.

6. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

6.1 Beveiligingsmaatregelen

HTTPS-versleuteling: Alle communicatie tussen uw browser en onze Website is versleuteld via SSL/TLS.
Toegangsbeveiliging: Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerde medewerkers die deze toegang nodig hebben.
Pseudonimisering: Waar mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren wij gegevens.
Back-ups: Regelmatige, versleutelde back-ups om gegevensverlies te voorkomen.
Updates en patches: Onze systemen worden regelmatig bijgewerkt met de laatste beveiligingspatches.
Monitoring: Wij monitoren onze systemen op verdachte activiteiten.

6.2 Datalekken

Ondanks onze inspanningen kan geen enkel systeem 100% veilig zijn. In het onwaarschijnlijke geval van een datalek:

Zullen wij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit) binnen 72 uur informeren, indien vereist;
Zullen wij u direct informeren indien het lek een hoog risico vormt voor uw rechten en vrijheden;
Zullen wij onmiddellijk maatregelen nemen om het lek te dichten en verdere schade te voorkomen.

7. Cookies en tracking

7.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u een website bezoekt. Cookies helpen de website om uw voorkeuren te onthouden en uw ervaring te verbeteren.

7.2 Welke cookies gebruiken wij?

Functionele cookies (essentieel)

Deze cookies zijn noodzakelijk voor de basiswerking van de Website:

Sessiecookie: Om uw browsersessie bij te houden
Cookie-voorkeuren: Om uw cookie-keuzes te onthouden
Bewaartermijn: Tot einde van sessie of tot 12 maanden

Deze cookies vereisen geen toestemming omdat ze strikt noodzakelijk zijn.

Analytische cookies (Google Analytics)

_ga, _gid, _gat: Google Analytics cookies voor bezoekersstatistieken
Bewaartermijn: Tot 24 maanden
Rechtsgrond: Toestemming (opt-in via cookie-banner)

Wij gebruiken geen:

Advertentiecookies (geen gerichte reclame)
Social media cookies (geen tracking via Facebook/LinkedIn/Twitter pixels)
Affiliate tracking cookies

7.3 Uw cookie-keuzes

Bij uw eerste bezoek aan de Website wordt u gevraagd om toestemming te geven voor het gebruik van analytische cookies. U kunt:

Toestemming geven: Klik op "Analytics aanvaarden"
Toestemming weigeren: Klik op "Weigeren"
Uw keuze later wijzigen via de cookie-instellingen op de Website

U kunt cookies ook beheren of verwijderen via uw browserinstellingen:

Chrome: Instellingen > Privacy en beveiliging > Cookies en andere sitegegevens
Firefox: Opties > Privacy en beveiliging > Cookies en websitegegevens
Safari: Voorkeuren > Privacy > Cookies en websitegegevens
Edge: Instellingen > Cookies en sitegegevens

Let op: Het blokkeren van essentiële cookies kan de werking van de Website beïnvloeden.

7.4 Do Not Track

Onze Website respecteert "Do Not Track" (DNT) signalen. Indien uw browser DNT activeert, zullen wij geen analytische tracking activeren zonder uw expliciete toestemming.

8. Uw rechten

Onder de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

8.1 Recht op inzage (Artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten of wij persoonsgegevens van u verwerken, en om een kopie te vragen van die gegevens.

8.2 Recht op rectificatie (Artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.

8.3 Recht op gegevenswissing / "recht om vergeten te worden" (Artikel 17 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld:

Wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld;
Wanneer u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond is;
Wanneer u bezwaar maakt en er geen prevalerende gerechtvaardigde gronden zijn;
Wanneer de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Dit recht is niet absoluut en kan worden beperkt door wettelijke bewaartermijnen.

8.4 Recht op beperking van de verwerking (Artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist.

8.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Artikel 20 AVG)

U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

8.6 Recht van bezwaar (Artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met name:

Tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
Tegen directe marketing (u kunt zich uitschrijven via de afmeldlink in elke e-mail).

8.7 Recht om toestemming in te trekken

Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

8.8 Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken momenteel geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische gevolgen heeft of u anderszins in aanzienlijke mate treft.

8.9 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Om één van bovenstaande rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar: support@axenimo.com

Vermeld in uw verzoek:

Welk recht u wenst uit te oefenen;
Uw naam en e-mailadres;
Een kopie van uw identiteitsbewijs (met rijksregisternummer onleesbaar gemaakt) indien nodig voor identificatie.

Wij zullen binnen één maand na ontvangst van uw verzoek reageren. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn verlengen met twee maanden, waarvan wij u op de hoogte zullen stellen.

8.10 Recht om een klacht in te dienen

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

| Type gegevens | Bewaartermijn | Reden | |---------------|---------------|-------| | Wachtlijst / contactgegevens | 24 maanden na aanmelding | Marketing en productlancering | | E-mailcorrespondentie | 3 jaar | Juridische bescherming | | Google Analytics | 26 maanden | Analyse en verbetering | | Logbestanden (technisch) | 12 maanden | Beveiliging en technische werking | | Boekhoudgegevens | 7 jaar | Wettelijke verplichting |

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

10. Kinderen

Onze Website is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Indien u ouder of voogd bent en u vermoedt dat uw kind persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via support@axenimo.com zodat wij de nodige actie kunnen ondernemen.

11. Toekomstige dienstverlening

11.1 PSD2 en bankgegevens (toekomstig)

Wanneer Xentio in de toekomst evolueert naar een actief SaaS-product met functionaliteiten zoals bankverbindingen (PSD2), betalingsopvolging en dashboards, zal dit privacybeleid worden aangevuld met:

Specifieke informatie over het verzamelen en verwerken van banktransacties;
Rechtsgronden voor de verwerking van financiële gegevens;
Veiligheidsmaatregelen specifiek voor financiële data;
Informatie over PSD2-compliance en third-party providers (TPP's);
Nadere bewaartermijnen voor transactiegegevens.

U zult voorafgaand aan de lancering van dergelijke diensten expliciet op de hoogte worden gebracht en om toestemming worden gevraagd.

11.2 Gebruikersaccounts (toekomstig)

Bij de introductie van gebruikersaccounts zullen aanvullende gegevens worden verzameld (gebruikersnaam, wachtwoord, verificatie-gegevens, etc.). Een uitgebreid privacybeleid voor deze fase zal dan van kracht worden.

12. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Axenimo behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe "Laatst bijgewerkt" datum.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u informeren via:

Een melding op de Website;
Een e-mail naar wachtlijstleden (indien van toepassing).

Wij raden u aan om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van hoe wij uw gegevens beschermen.

13. Contact en vragen

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:

Axenimo BV
Verwerkingsverantwoordelijke
E-mail: support@axenimo.com
Website: xentio.eu

Wij streven ernaar om binnen 5 werkdagen te reageren op uw vragen.

Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met:

Verordening (EU) 2016/679 (AVG/GDPR)
Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
ePrivacy Richtlijn (2002/58/EG)

Versie: 1.0 (Marketing & Development Phase)